بازخوردها به‌عنوان ابزاری به شمار می‌‌آید که برای تقویت رفتار مثبت و پشتیبانی از تغییرات رفتاری در محیط کار استفاده می‌شود. ارائه بازخوردها و همچنین دریافت انتقادات سالم درباره زمینه‌هایی که به بهبود نیاز دارند، سودمند است، اما استفاده از این بازخوردها نیز به همان اندازه ضروری است. در این مطلب، قصد داریم تا درمورد مفهوم فیدبک مثبت، نحوه ارائه چنین بازخوردهایی، دریافتشان و همچنین مزایای استفاده از آنها در محل کار بحث کنیم.
آگهی استخدام
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
تعریف فیدبک مثبت
فیدبک مثبت ارتباطی است که نقاط قوت، موفقیت‌ها یا دستاوردهای دیگران را نشان می‌دهد و می‌تواند میزان بهره‌وری و کارایی کارکنان را افزایش دهد.
ارائه‌دادن و دریافت‌کردن فیدبک مثبت برای همه مفید است و در عین حال که عملکردی مدیریتی به نظر می‌رسد، مشارکت‌کنندگان در ارائه این بازخوردها باید شناخت نقاط قوت همکارانشان را در اولویت قرار دهند.
در حالت کلی، استفاده از فیدبک مثبت به افراد کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را بشناسند، آنها را تقویت کنند، زمینه‌های پیشرفت خود را توسعه دهند و احساس کلی مثبتی در محل کار داشته باشند.
ارائه بازخوردهای معنادار
برای اینکه فیدبک مثبت یا حتی منفی قدرت تأثیرگذاری لازم را داشته باشد، باید قبل از ارائه به مخاطب، به‌خوبی در رابطه با جزئیاتش فکر کنید.
اگر در موقعیتی هستید که می‌توانید فیدبک مثبتی داشته باشید، به این فکر کنید که چگونه می‌توانید با گنجاندن جزئیات خاصی در آن، مخاطب خود را به‌طور دقیق از دلیل مناسب‌بودن کاری که انجام داده است، آگاه کنید؛ به این ترتیب، مخاطبانتان می‌توانند به انجام کارهای خوب خود ادامه دهند و حتی آنها را بهبود بخشند. در ادامه، مثال مناسبی را درمورد ارائه بازخورد موثر معنادار ارائه کرده‌ایم:
«کارتان در ارائه بسیار عالی بود! در این کار با استفاده از حقایق و بدیهیات از استدلال‌های خود دفاع کردید و تحلیلی که کردید بسیار خلاقانه و دقیق بود. مهارت‌های ارائه‌تان موجب شد تا هنگام برقراری ارتباط با مخاطبان، آنها نیز پاسخ مثبت دهند و اطلاعات موردنیاز را به‌روش واضح و جالبی با شما به اشتراک بگذارند.»
در مثال بالا، با دریافت بازخورد از دیگران می‌توانید جزئیات خاصی را درباره ارائه خود یاد بگیرید، آنها را در آینده تکرار کنید و همچنین مهارت‌هایتان را در این زمینه بهبود بخشید؛ به‌عبارتی، اکنون می‌دانید که:
- از حقایق محکمی برای دفاع از استدلال خود استفاده کردید؛
- حقایقی که برای تجزیه‌و‌تحلیل استفاده کردید، مناسب بود؛
- مهارتتان در ارائه قوی بود و توجه مخاطب را به خودتان جلب کردید.
در این مثال اگر بازخورد مبهمی دریافت می‌کردید، ممکن بود نقاط قوت خود را هنگام ارائه نمی‌دانستید یا از کارهایی که موجب بهبود ارائه بعدی‌تان می‌شود، آگاهی نداشتید؛ بنابراین، در دفعات بعدی که برایتان امکانی فراهم شد تا فیدبک مثبت را به اعضای تیم یا همکاران خود ارائه دهید، این سناریو را در نظر بگیرید.
نحوه ارائه فیدبک مثبت
به‌طور کلی، نحوه ارائه بازخورد، بسته به موقعیت‌ها و افراد مختلف، می‌تواند متغیر باشد، اما یک سری از بهترین روش‌ها برای انجام این کار وجود دارد که می‌توانید هنگام اقدام برای ارائه بازخوردهای خود در نظر بگیرید. برخی از این روش‌ها عبارت‌اند از:
- در صورت امکان، رفتار مثبت فرد را به نتایج کسب‌وکار ارتباط دهید؛
- تا حد امکان بازخورد را به‌موقع و نزدیک به اتفاق مربوط ارائه دهید؛
- اگر فکر می‌کنید که دیگران هم می‌توانند از بازخوردتان استفاده کنند، در صورت امکان و در صورت لزوم، بازخوردتان را در مقابل دیگران ارائه دهید؛
- به‌طور خاص عمل کنید و تا آنجایی که ممکن است، جزئیات بیشتری را در بازخوردتان بگنجانید تا به فرد موردنظرتان کمک کنید که در آینده بتواند از فیدبک مثبت شما استفاده کند؛
- برای حفظ معنای سخنان خود سعی کنید که از ارائه بازخوردهای بسیار زیاد یا بر اساس دلایل پیش‌پاافتاده خودداری کنید؛
- از ارائه فیدبک مثبت با روش یا لحن گستاخانه خودداری کنید و همچنین هنگام بازخورد مثبت دادن به مافوق خود، به‌قدر کافی درایت به خرج دهید.
هرگز تمام بازخوردهای مثبت خود را به زمان بررسی عملکرد سالانه کارکنان موکول نکنید! حقیقت این است که بازخوردهای مثبت و انتقادهای سازنده باید به زمان وقوع حوادثی که به ارائه بازخورد منجر شده است، نزدیک باشد. در واقع، بازخوردهای منظم به تحکیم آنان در ذهن گیرنده کمک می‌کند تا همواره بداند که در چه نقطه‌ای ایستاده است و برای پیشرفت به انجام چه کارهایی نیاز دارد.
فواید بازخوردهای مثبت
برخی از افراد با دریافت بازخوردهای انتقادی رشد می‌کنند، اما برای ارائه بازخورد به آنان نباید فقط روی بازخوردهای منفی تأکید داشت، زیرا چنین شرایطی می‌تواند روحیه و بهره وری فرد را کاهش دهد.
همچنین به‌طور بالقوه می‌تواند موجب این شود که کارکنان به‌تدریج نسبت به تأثیر خود روی شغلشان کم‌توجه شوند یا در این مورد اطمینان کافی نداشته باشند؛ از سوی دیگر، تبدیل ارائه بازخوردهای مثبت و همچنین دریافت آنها به بخشی از روال عادی محیط کار، مزایای بسیاری دارد که مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از:
۱. فیدبک مثبت تعاملات را ارتقا می‌دهد
بازخورد درمورد آنچه افراد به‌درستی انجام می‌دهند، می‌تواند به افزایش تعامل آنها با کارشان و همچنین با همکارانشان منجر شود. برخی از مزایای افزایش تعامل شامل راحتی در به‌اشتراک‌گذاشتن ایده‌های جدید و اشاره به مشکلاتی است که باید برطرف شود.
۲. فیدبک مثبت از استانداردهای خاص محیط کار پشتیبانی می‌کند
ارائه بازخوردهای مثبت و دریافت آنها متناسب با استانداردهای سازمان و همکارانتان می‌تواند موجب حفظ کیفیت رفتار و کارهایی شود که کارفرما از کارکنان انتظار دارد. در نتیجه، این موضوع می‌تواند به شما کمک کند تا در جایگاه شغلی خود موفق باشید و به این ترتیب راه موفقیت و پیشرفت شغلی خود را هموارتر کنید.
۳. فیدبک مثبت باعث بهبود عملکرد می‌شود
بازخوردهای مثبت این قابلیت را دارد که موجب بهبود مهارت‌ها و کیفیت کاری و رفتاری افراد شود، حتی اگر آنها پیش از این هم عملکرد خوبی داشته باشند یا در موقعیت‌های مدیریتی فعالیت کنند. از سوی دیگر، بهبود عملکرد می‌تواند بهره‌وری افراد را افزایش دهد و به‌دنبال آن، منفعت شغلی و سود سازمان را افزایش دهد.
۴. فیدبک مثبت مقرون‌به‌صرفه است
ایجاد محیط مثبت و حمایتی می‌تواند هم بهره‌وری کارکنان را افزایش دهد و هم فرسودگی آنان را در محیط کار کاهش می‌دهد. در مجموع، همه این‌ها در نتیجه ارائه بازخوردهای معنادار و مداوم بین همکاران و از جانب مدیران مافوق به زیردستان مستقیمشان، موجب صرفه‌جویی در هزینه‌های کسب‌وکار می‌شود.
نحوه ارائه انتقادهای سازنده
به‌طور قطع، ارائه بازخوردهای مثبت به اطرافیان برای بهبود عملکرد آنان مفید است. در عین حال، باید بتوانید امکانی را برای آنان فراهم کنید تا بتوانند مهارت‌ها و خصوصیات تأثیرگذار خود را نیز در راستای موفقیت در کارهایشان بهبود بخشند.
با وجود این، برخلاف فیدبک مثبت، شناخت دقیق زمان و نحوه ارائه این نوع از انتقادات مثبت و سازنده تا حدودی دشوار است. در ادامه چند نکته مفید برای ارائه انتقاد سازنده آورده‌ایم:
۱. پرهیز از روش انتقاد همبرگری
هنگام ارائه بازخوردهای منفی، بسیار مهم است که انتقادهای سازنده‌ای داشته باشید. البته برای اینکه فرد موردنظرتان از درست انجام‌دادن کارهایش مطمئن شود، می‌توانید به جنبه‌های مثبت کارهایش اشاره کنید، اما از تعریف و تمجید از او، قبل و بعد از انتقاد، خودداری کنید.
در حقیقت، با انجام این کار ممکن است تأثیرگذاری نکاتی را که برای مخاطبتان مهم و کمک‌کننده است، کاهش دهید؛ در عوض، می‌توانید مکالمه را با اشاره به کارهایی که به‌درستی انجام داده‌اند، آغاز کنید و با چگونگی بهبود آنها پایان دهید.
۲. ارائه نظراتی مفید و سازنده
برخلاف بازخوردهای منفی، انتقادات سازنده به کارکنان کمک می‌کند تا زمینه‌های نیازمند پیشرفت و همچنین دلیل اهمیت این بهبودها را در خودشان شناسایی کنند؛ علاوه بر این، انتقاد سازنده، به‌نوعی، هم انتقاد از طرف مقابل است و هم راه‌حلی را برای بهبود در بر می‌گیرد و ایده مشخصی را برای چگونگی بهبود مخاطب، به او ارائه می‌دهد.
به‌عنوان مثال، اگر کارمندان به‌طور مداوم ایمیل‌هایی را با اشتباهات تایپی به مشتریان ارسال می‌کنند، به‌جای اینکه فقط از آنها بخواهید اشتباهات خود را تکرار نکنند، باید تلاش کنید تا دلیل اهمیت ارسال ایمیل‌های بدون اشتباه تایپی را برایشان توضیح دهید.
برای این منظور بهتر است مثالی بزنید و در آن تأکید کنید که چرا آنها باید پیش از ارسال ایمیل‌های خود، دوباره آن را بخوانند و اشتباهات احتمالی را برطرف کنند؛ همچنین می‌توانید به آنها کمک کنید تا طرح مناسبی را برای بهبود نوشتن متون و تصحیح اشتباهات املایی آنها ارائه دهند.
۳. درنظرگرفتن بازخوردهای منفی به‌عنوان یک استثنا، نه یک قاعده کلی
ارائه بازخورد سازنده و مداوم، بخش مفید و ضروری از مشاغل مختلف است اما در عین حال، مشارکت در ایجاد محیطی منفی، پر از اعتراض به دیگران و انتقاد مداوم از آنان می‌تواند به ضرر سازمان باشد.
یکی از روش‌های مؤثر برای جلوگیری از ایجاد چنین محیطی این است که به‌ازای هر نظر منفی یا انتقادی که ارائه می‌دهید یا از دیگران دریافت می‌کنید، تمجید یا فیدبک مثبتی را هم به مخاطب ارائه دهید.
۴. پرهیز از ارائه هرگونه بازخورد منفی از طریق ایمیل یا فضای مجازی
در هر شرایطی، ارائه انتقاد سازنده به‌صورت حضوری ایده بهتری محسوب می‌شود؛ به‌عبارتی، برقراری ارتباطات نوشتاری و صحبت‌کردن درمورد بازخورد منفی در فضای مجازی به‌سادگی می‌تواند به سوءبرداشت مخاطب منجر شود، زیرا او نمی‌تواند لحن سخنانتان را بشنود یا حالات چهره‌تان را هنگام بیان کلمات ببیند.
۵. اجتناب از ارائه بازخوردهای منفی برای خالی‌کردن خودتان
انتقاد سازنده فقط باید به‌عنوان روشی برای تشویق دیگران به پیشرفت و ابزاری برای رشد شغلی آنها استفاده شود؛ بنابراین، از صحبت‌کردن در رابطه با بازخوردهایی که می‌خواهید به افراد ارائه دهید، با اشخاصی غیر از خودشان، به‌طور جدی خودداری کنید.
۶. اشاره به مثال‌های مثبت مناسب درمورد خودتان برای بازخوردهای ارائه‌شده
چه در حال ارائه بازخورد به زیردستان خود باشید و چه به همکارانتان بازخورد بدهید، همواره بهتر است آنچه را در کار دیگران نقد می‌کنید درمورد خودتان نیز تمرین کنید. در چنین شرایطی، اگر شما به‌طور دقیق در همان زمینه‌هایی که از دیگران انتقاد می‌کنید به بهبود نیاز داشته باشید، باید گفت که بازخوردهایتان غیرصادقانه و نامطمئن هستند.
۷. آماده‌بودن خودتان برای دریافت بازخورد
به‌طور معمول، ممکن است گوش‌دادن به انتقادات سازنده در رابطه با خودمان و همچنین پذیرفتن آنها در برخی شرایط دشوار باشد؛ به همین دلیل، بهتر است همچون تمرین مهارت انتقاد نسبت به دیگران، قابلیت پذیرش انتقاد از جانب اطرافیانمان را نیز تمرین کنیم.
انجام این کار می‌تواند برای تقویت مهارت‌های انتقادپذیری کمک‌کننده باشد و به‌تدریج، تأثیر مثبتی روی موفقیت‌های شغلی شما می‌گذارد.
۸. سؤال از دیگران پیش از انتقاد از آنان
فقط در شرایطی می‌توانید، بدون سؤال‌کردن، از دیگران انتقاد کنید که به‌طور خاص از شما درخواست ارائه بازخورد کرده باشند یا اینکه مخاطب موردنظرتان به‌نوعی زیردستتان باشد؛ در شرایطی خارج از این، همواره پیش از ارائه انتقادات خود، باید از مخاطبتان سؤال کنید که آیا می‌توانید انتقادی سازنده‌ای را ارائه دهید یا خیر!
انجام این کار به‌نوعی حس اعتماد بین طرفین را تقویت می‌کند و همچنین به مخاطب اجازه می‌دهد تا خود را برای مکالمه آماده کند.
نکات مهم درمورد فیدبک مثبت
صرف‌نظر از اینکه با فیدبک مثبت یا منفی روبه‌رو هستید، کوتاه و مختصر بودن آنها بسیار مهم است. در اینجا چند نکته مهم دیگر را برای ارائه بازخورد به‌روش مؤثر بیان کرده‌ایم:
۱. بلافاصله بازخورد دهید
برای اینکه بازخوردتان اثربخش باشد، باید این کار را خیلی سریع انجام دهید؛ به‌عبارتی، هر زمانی که با شخصی روبه‌رو شدید که کاری را به‌خوبی انجام می‌دهد، به‌محض اینکه مخاطب موردنظرتان زمان و ظرفیت ذهنی مناسبی برای دریافت کامل بازخوردتان داشته باشد، این کار را انجام دهید.
۲. فیدبک مثبت را مثبت نگاه دارید
ارائه فیدبک مثبت، خود به‌تنهایی، کاملا دلیل مقبولی برای انجام این کار است؛ به‌عبارت بهتر، برای ارائه بازخوردهای مثبت لازم نیست صبر کنید تا انتقادات سازنده‌ای نیز داشته باشید.
۳. خاص باشید
همیشه بازخورد خاصی داشته باشید و به این طریق به مخاطبتان کمک کنید تا به‌طور خاص درک کند که چه کارهایی را به‌خوبی انجام داده است و چه کارهایی را باید ادامه دهد.
۴. دستاوردها را مشاهده‌شدنی (دیدنی) کنید
فیدبک مثبت را به‌طور شخصی و بازخوردهای منفی را در خلوت و دور از چشم دیگران به مخاطبتان ارائه دهید؛ همچنین می‌توانید از جلسات تیمی یا ایمیل‌های گروهی کارکنان استفاده کنید تا در صورت لزوم، کار خوب یکی از کارمندان را به آنان نشان دهید.
جمع‌بندی
صرف‌نظر از موقعیت شغلی شما در محیط کار فعلی، آشنایی با اهمیت بازخوردهای مثبت و مناسب بسیار مهم است؛ به همین دلیل، بهتر است روی تسلط بر مهارتتان در زمینه ترویج یا مشارکت در توسعه محیط کاری مثبت، سازنده و حمایت‌کننده تمرکز کنید.
منبع: indeed.com
